Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el program y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más valiosa.

Planear un evento no es una labor sencilla. Pero puedo identificar ten referencias clave que debe tener en consideración para que todo salga bien.

one. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un programa u ofrecer placer decorativo a los huéspedes? El formato del evento dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la distribución de roles en el inside del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en línea, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el propósito del acontecimiento.

2. Preste suficiente consideración a la planeación

El programa debe incluir logística, substance y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada miembro tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama common. En primer lugar, prepare un lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos específicos que están obligados a completarse. Es primordial designar el cronograma en el approach: el tiempo requerido para terminar una actividad. A menudo se subestima y la preparación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta circunstancias imprevisibles

Mire la relación de tareas y las refleje en su money. También vale la pena pensar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea impresionar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría brindar la oportunidad de acudir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un online video de información.

Intenta impresionar a la multitud y produce el efecto wow, supera sus expectativas en las acciones más comunes. Esto es exactamente lo que deliver la percepción de una acontecimiento.

five. Verifique la zona y tenga un system B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, puede pasar que el aire acondicionado no funcione de manera correcta en la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales dificultades con anticipación.

six. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la fase de premeditación sino de igual manera a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el paquete de alimentos, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un cuanto cuesta rentar un equipo de sonido contratiempo específico.

7. Cuéntale a tu audiencia referente a el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una evento. El tipo de acontecimiento, su público objetivo, los fondos interiores y el presupuesto determinan su enfoque de marketing and advertising. Al escoger a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar referente a el convivio para casi todos.

También es elementary generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con precisión la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Verifica de que tu plantilla siga la norma de la cara de pato. Sea amable con los participantes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o preguntas y cumplir con sus expectativas, también si te encuentras cansado y no todo funciona según lo planeado. Al last del día, lo que la grupo recuerda es cómo fueron tratados además el entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación closing 24 horas previo al acontecimiento

Asegúrese de haber informado a los participantes sobre cómo llegar al lugar, invitó a todos los presentes trascendentes y preparó los materiales impresos, el content de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la evento, permita que cada miembro del equipo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto important para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

ten. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y feliz posterior del evento, pero será difícil para ti dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los participantes pueden llenar un formulario de evaluación impreso al final la convivio o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos campos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir fallas en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus sucesos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las reseñas de movies al last de un fiesta. Esto será útil si su convivio se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea animoso y jamás tenga temor a las sorpresas, ¡y su convivio será un éxito!